Praca zdalna, do tej pory, była tylko jedną z zalet wymienianych w ofertach pracy. W Polsce pracodawcy dopiero zaczęli przekonywać się do takiej formy. W naszej agencji również wolimy pracować razem w biurze, jednak w obecnej sytuacji wszyscy postawiliśmy na bezpieczeństwo i każdy z nas pracuje w domu. Nie jest to jednak łatwe zadanie, bo żeby taka praca była efektywna, potrzebujemy właściwych narzędzi. A ponieważ inne firmy również zdecydowały się na takie posunięcie, wychodzimy do Was z pomocną dłonią i dzielimy się z Wami naszą wiedzą na temat podstawowych narzędzi, których warto użyć, żeby zmiana formy pracy nie wypłynęła na jej efekty. 

Nie zapominajmy o tym, że pracujemy razem!

Ważne jest, aby zachować dobre stosunki ze współpracownikami i żeby komunikacja w zespole nie uległa pogorszeniu. W tym celu warto wykorzystać platformę do współpracy, taką jak Workplace. Jest to portal należący do Facebooka, który działa bardzo podobnie jak on, ale nastawiony jest na współpracę w firmach. Możemy w nim chatować, tworzyć grupy, zamieszczać posty. Dzięki temu, będziecie zawsze na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie. W Agencji InMarketing cenimy sobie rozmowy, dlatego często wykorzystujemy także wideokonferencje, które Workplace oferuje bez ograniczeń czasowych i nawet do 50 połączonych osób.

A jeśli o wideokonferencje chodzi…

Rozmowy ważne są nie tylko wewnątrz firmy. W obecnej sytuacji odwoływane są także spotkania osobiste z klientami. Większość z nich można jednak z powodzeniem przenieść do Internetu! Nie będą to spotkania stricte „osobiste”, ale stanowią bardzo dobrą alternatywę. Świetnym sposobem na to są platformy, takie jak Google Hangouts lub Zoom.us. Te narzędzia umożliwiają rozmowy w wysokiej jakości, oferują prosty interfejs, zapraszanie do rozmowy poprzez wysłanie linku, a do tego są darmowe. W niektórych przypadkach nie wystarczy rozmowa, ale konieczne jest wykonanie działania na komputerze klienta. W tej sytuacji świetnie sprawdzi się TeamViewer.

Polecamy takie rozwiązania, żeby zadbać o kontakt z klientami, dobrze zrozumieć ich potrzeby oraz odpowiednio, wspólnie zaplanować dalsze działania.

Zaplanowane działania też muszą mieć swoje miejsce

Oczywiście mogą je mieć w Internecie. Żeby zachować płynność w działaniu, aby wszystko było dobrze skoordynowane i zorganizowane, należy wszelkie zadania spisać w jednym miejscu, tak żeby każdy miał do nich dostęp. Polecamy narzędzia takie jak Trello lub ClickUp. Platformy są nastawione na organizację pracy, zarządzanie projektami, ponadto oferują spisywanie i przydzielanie zadań do odpowiedniej osoby oraz określanie ich postępu. Dzięki temu wszystko będzie precyzyjne, jasne i dobrze zorganizowane.

ClickUp to platforma, na której możesz między innymi rozdzielać zadania w zespole, monitorować postępy pracy i komunikować się ze współpracownikami. Zachęcamy do wypróbowania tego narzędzia, bo w naszej agencji świetnie się sprawdza 🙂 Możesz to zrobić klikając w LINK.

A co z komunikacją ze światem?

Trzeba dawać ludziom znać, że działacie. Gdzie? W mediach społecznościowych! Większość firm posiada już profil na Facebooku, LinkedInie lub Instagramie albo nawet na wszystkich trzech platformach. Jeśli Was jeszcze tam nie ma, warto to jak najszybciej nadrobić. To bardzo ważne, żeby stale komunikować o swoich działaniach – jeśli tego nie robimy, łatwo jest “zniknąć” w natłoku komunikatów. Dobrze, jeśli ta komunikacja urozmaicona jest zdjęciami, grafikami i filmami – tego typu posty osiągają najwyższe zasięgi, a o tym i innych korzyściach tworzenia contentu dowiecie się w tym artykule.

Prostym narzędziem do tworzenia grafik jest Canva. Oferuje dużo szablonów i ikon z których można korzystać do tworzenia własnego contentu. A do tego jest prosta w obsłudze, więc z pewnością poradzicie sobie bez pomocy doświadczonego grafika. Podstawowa wersja Canvy jest bezpłatna. Do obróbki zdjęć natomiast można skorzystać z aplikacji Lightroom. Umożliwia szybką edycję zdjęć, tworzenie własnych filtrów i również jest darmowa. A jeśli chcecie pójść krok dalej i stworzyć własny filmik lub animację, skorzystajcie z InVideo.

Wcześniej znaczy lepiej

Komunikacja powinna być spójna i regularna. Dlatego warto tworzyć posty z wyprzedzeniem, a materiały do tego warto przechowywać na dyskach internetowych, aby mieć do nich dostęp z każdego miejsca i w każdej chwili. Google Drive lub Dropbox sprawdzi się idealnie.  Jeśli macie już gotowy plan komunikacji, grafiki i treści postów, zamiast dodawać je co kilka dni, zaplanujcie je na specjalnie stworzonych do tego platformach takich jak Creator Studio czy Planoly. Dzięki temu nie będziecie musieli martwić się o brak czasu lub o to, że zapomnicie o dodaniu posta – po prostu wstawią się automatycznie o wyznaczonej porze!

Przejdźmy do formalności

Dokumenty to bardzo ważna sprawa. Firmy, które już wcześniej zadbały o przeniesienie ich z biura do internetowego dysku, mają teraz duże ułatwienie. Pozostałym radzimy od razu się za to zabrać. Tak jak pisaliśmy wyżej, umożliwia to dostęp do dokumentów gdziekolwiek, kiedykolwiek i dla każdego. 

Rozliczanie się online także jest możliwe. Umożliwia to np. Fakturownia. A jeśli trzeba coś podpisać, z pomocą przyjdzie Adobe Sign lub SimplySign. To bezpieczne rozwiązanie i bardzo duża wygoda. 

Praca zdalna i przydatne narzędzia – podsumowanie

Internet oferuje nam wszystkim ogrom możliwości. Oczywiście nie w każdej branży możliwe jest całkowite przeniesienie działań do Internetu. Warto jednak wiedzieć, jakie narzędzia są dostępne na rynku i które z nich można wykorzystać w swoich działaniach, kiedy konieczna jest praca zdalna. 

Jeśli jednak nie jesteście pewni swoich działań i nie chcecie robić tego na własną rękę, odezwijcie się do nas – doradzimy i pomożemy!